skip to Main Content

“Met deze nieuwe collega sta je er niet alleen voor!”

Sociale ondernemersregelingen zijn complex | Gelukkig is er SOLO

Regelingen zoals het Bbz en Ioaz horen tot de meest complexe vormen van dienstverlening, die gemeenten aan burgers te bieden hebben.

Omvangrijke dossiers, tijdsdruk en betrokkenheid van derde partijen maken het niet eenvoudiger. De wet vereist dat rechtmatigheid, doelmatigheid, gegevensbescherming en controleerbaarheid helemaal in orde is. Ga er maar aan staan.

Dat gaan we verbeteren. In deze moderne tijd van online systemen en communicatie hoeft de gemeentemedewerker het niet meer alleen te doen. Hij of zij krijgt een digitale collega: Solo, het landelijk platform voor ondernemersregelingen. Voor overzicht, inzicht en zekerheid.

De doelgroepscan, kan die anoniem doorlopen worden? Worden er wel statistische gegevens bijgehouden?

De doelgroepscan is in beginsel anoniem. Hier is juist expliciet voor gekozen om het uitvoeren van deze scan maximaal laagdrempelig te houden. In verband met het anonieme karakter van de scan mogen wij in het kader van wetgeving zeer beperkt statistische gegevens bijhouden.

Bij 'geen doelgroep'; wordt dan toch verwezen naar het Zelfstandigenloket c.q. de gemeente voor het geval de ondernemer nog vragen heeft?

Iemand krijgt, bij ‘geen doelgroep’,  altijd een gerichte doorverwijzing die toegespitst is op de uitkomst van de doelgroepscan. Tevens wordt vrijwel overal en meerdere malen de optie aangedragen om contact op te nemen met de gemeente voor vragen.

In het kader van de juridische aspecten; wanneer is er nu sprake van een formele aanvraag en wie bepaalt dat?

SOLO is een platform waarmee de gemeente de regie heeft op het proces. De oplossing faciliteert in beginsel het indienen van een melding en niet van een aanvraag. In de hele functionele inrichting van SOLO wordt gesproken over “melden” en er is ook expliciet gekozen om niet te werken met een digitale ondertekening van het inlichtingenformulier (de melding). SOLiD wordt alleen ingezet als authenticatiemiddel om te kunnen inloggen en gebruik te kunnen maken van ‘Mijn SOLO’ (Persoonlijke Internet Pagina). In de flow van het behandelproces bepaalt de behandelaar/klantmanager van de melding of dit uiteindelijk een aanvraag wordt met een fysiek te ondertekenen aanvraagformulier.

De betrokkene moet veel bewijsstukken uploaden. Kunnen die bestanden 1-op-1 verwerkt worden in aanpalende, gemeentelijke systemen zonder dat er geprint en gescand moet worden?

De digitale bewijsstukken in SOLO zijn digitaal overdraagbaar; printen en scannen is niet nodig. De documenten kunnen in batch of per bestand in SOLO worden gedownload of geautomatiseerd per e-mail worden overgedragen naar bijvoorbeeld de behandelaar/klantmanager. Ieder aanpalend systeem in de ‘periferie’ van SOLO is anders, maar normaliter kunnen de bestanden daarna eenvoudig digitaal worden verwerkt in die omgeving.

Waar en hoe komen de signalen vanuit SOLO bij de gemeente binnen, via e-mail of op een andere wijze?

De werkvoorraad zit in SOLO zelf. Bij bijvoorbeeld een nieuwe melding of het uploaden van extra bewijsstukken wordt automatisch een e-mail verstuurd naar een algemeen of persoonlijk e-mailadres. Er is tevens voorzien in actieve signaleringen binnen de omgeving zelf als deze actief is tijdens het werk.

Werken alle aangesloten gemeenten in 1 systeem of heeft iedere gemeente een eigen SOLO-omgeving?

Iedere aangesloten gemeente (of samenwerkingsverband) heeft een eigen ‘instance’ met een volledig afgeschermde omgeving, een eigen database etc.

Hoe is de informatiebeveiliging ingericht en conform welke normen?

  • SSL / TLS
    Alle SOLO-omgevingen zijn beveiligd middels een Domain Validation SSL-certificaat met een RSA 4096 algoritme.
  • ISO27001 gecertificeerde Private GovCloud
    SOLO is alleen te gebruiken door overheidsorganisaties. Om die reden is de oplossing ingericht op een beveiligde GovermentCloud.
  •  Jaarlijkse Audit door EDP-Auditor
    Aangezien SOLO beschikt over koppelvlakken voor DigiD, is een jaarlijkse audit vereist die wordt uitgevoerd door een EDP-auditor. Dit resulteert in een TPM-verklaring.
  • Toegang op basis van SAML
    SOLO bevat een koppelvlak om de toegang te organiseren op basis van SAML. Dit betekent in de meeste gevallen dat de toegang wordt beheerd vanuit de Active Directory van de opdrachtgever. N.B. In een reguliere/basis aansluiting op SOLO wordt dit koppelvlak niet ingericht. In de vorm van maatwerk is on-site support / consultancy mogelijk op aanvraag c.q. offertebasis.
  • Verwerkersovereenkomst
    Alle organisaties dienen te voldoen aan strenge richtlijnen in het kader van de Algemene verordening gegevensverwerking (AVG). Om die reden wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten tussen IMK en de aangesloten organisatie. In deze overeenkomst spelen 3 partijen een rol; de gemeente (verwerkingsverantwoordelijke), IMK (verwerker) en Zaaksysteem.nl (subverwerker).
  • SaaS-verzekering
    Het gebruiken van een SaaS-oplossing kent vele voordelen, maar er zijn ook risico’s. Zo bestaat het risico dat bij een faillissement van de leverancier knelpunten kunnen optreden voor de toegang tot de data, waarvan het eigendom bij de opdrachtgever ligt. Om dit risico af te dekken, is het mogelijk om gebruik te maken van de SaaS-verzekering. Dit is een overeenkomst tussen Zaaksysteem.nl, Escrow4All en de hostingleverancier. Met deze aanvullende dienst is de organisatie verzekerd van:
    ▪ Toegang tot de broncode (open source).
    ▪ Jaarlijkse verificatie van de broncode.
    ▪ Deponeren van de beheeraccounts inclusief jaarlijkse validatie.
    ▪ 3 maanden hosting bij afroep van de regeling.

Hoe wordt de koppeling tussen de eigen website(s) van een gemeente en SOLO gerealiseerd?

De aangesloten gemeente bepaalt zelf de beste plaats(en) op de eigen website(s) om verwijzingen op te nemen naar SOLO. De link leidt vervolgens naar een gemeente specifieke landingspagina op het SOLO-platform.

Hoe werkt de authenticatie c.q. het inloggen op SOLO door ondernemers?

SOLO maakt gebruik van een eigen authenticatie mechanisme genaamd SOLiD. Deze is qua functionele werking vergelijkbaar met bijvoorbeeld DigiD en biedt een sterk beveiligde multifactor (2-staps) authenticatie middels gebruikersnaam, wachtwoord en SMS-verificatie.

DigiD kán in theorie overigens wel geconfigureerd worden als maatwerk component. Dit gaat wel gepaard met een bijbehorende uitgebreide, projectmatige implementatie. Tevens moet de gemeente dan zelf de DigiD aanvraag- en auditprocedure doorlopen voor haar eigen SOLO-omgeving. Gezien de complexiteit en afhankelijkheden zal er voorafgaand aan de implementatie altijd eerst een initiatiefase moeten plaatsvinden waarin de gezamenlijke aanpak van de specifieke casus expliciet wordt gemaakt.

Onze IT-afdeling wil weten welke software wordt gebruikt en welke andere technische aspecten van belang zijn voor inpassing binnen onze bestaande systemen?

Het onderliggende platform van SOLO is Zaaksysteem.nl. SOLO wordt altijd beschikbaar gesteld als SaaS- c.q. cloudoplossing. De technische eisen voor het functioneel gebruik van SOLO beperken zich hierdoor in beginsel tot een Internet Browser zoals Google Chrome, Firefox of Microsoft Edge. Voor wat betreft de werkzaamheden aan de kant van de gemeente beperkt dit zich normaliter tot een configuratie aan het SPF-record om vanuit SOLO berichten te kunnen versturen namens het domein óf het doorgeven van gegevens voor het inrichten van een uitgaande mailkoppeling met een eigen SMTP-server.

Bestaat er een technische, real-time koppeling tussen SOLO en andere (gemeentelijke) systemen?

Een dergelijke maatwerk koppeling met andere  (gemeentelijke) systemen is technisch mogelijk via de API of een te ontwikkelen koppelprofiel via bijv. StuF ZKN-DMS. De inrichting hiervan gebeurt op projectmatige c.q. consultancy basis.

Voor de beeldvorming is het goed om te realiseren dat het veelal om een relatief klein aantal zaken zal gaan per jaar en in dat kader is de vraag of een technische koppeling echt loont. Als de archivering of dossiervorming buiten SOLO plaatsvindt dan is het goed om te weten dat de bewijsstukken in SOLO digitaal overdraagbaar zijn; printen en scannen is niet nodig. De documenten kunnen in batch of per bestand in SOLO worden gedownload of geautomatiseerd per e-mail worden overgedragen aan bijv. de behandelaar/klantmanager. Ieder aanpalend systeem in de ‘periferie’ van SOLO is anders, maar normaliter kunnen de bestanden daarna eenvoudig digitaal worden verwerkt in die omgeving

Hoe is de technische en functionele ondersteuning ingericht en geborgd?

Voor technische ondersteuning kunnen zowel medewerkers van de gemeente als ondernemers tijdens kantooruren terecht bij de SOLO Servicedesk, waar goed getrainde medewerkers kunnen helpen bij vragen over de werking van SOLO. Voor inhoudelijke vragen over sociale ondernemersregelingen is en blijft de gemeente zélf het primaire aanspreekpunt.

Hoe is het functioneel applicatiebeheer en de (door)ontwikkeling ingericht en geborgd?

IMK zorgt voor adequaat beheer en daarmee voor een goede beschikbaarheid van SOLO voor medewerkers en ondernemers van de gemeente. Daarnaast draagt IMK zorg voor de (door)ontwikkeling. Daaronder is inbegrepen functioneel beheer zoals bijv. wettelijke aanpassingen en wijzigingen in normbedragen en het ontwikkelen van nieuwe functionaliteit. In dat kader heeft iedere aangesloten gemeente de mogelijkheid om iemand af te vaardigen in de SOLO-gebruikersraad.

Wat is de beschikbaarheid (uptime) van SOLO?

De beschikbaarheid wordt openbaar en transparant gedeeld, zie hieronder.

Hoe is de digitale overdraagbaarheid geborgd? Bijvoorbeeld bij het beëindigen van de overeenkomst?

Van iedere zaak kunnen documenten, het logboek en dergelijke als een XML worden gedownload. Ook is het overdragen van data via de beschikbare API (JSON) mogelijk.

Hoe stel ik de DNS records in voor SPF en DKIM?

SPF en DKIM zijn methodes om aan te geven welke mailservers toestemming hebben om email te sturen met afzender-adressen binnen een (afzender-)domein.

SPF
Als enkel met het Zaaksysteem-platform gemaild wordt:
example.com. IN TXT “v=spf1 include:spf.zaaksysteem.nl -all”

Als er ook door andere mailservers gemaild wordt:
example.com. IN TXT “v=spf1 a:mail.example.com mx mx:some.othermailer.nl include:spf.zaaksysteem.nl -all”

DKIM
Als je de DKIM-sleutels gebruikt die door Zaaksysteem beheerd worden, moeten de volgende regels toegevoegd worden aan de DNS van het domein dat gebruikt wordt als DKIM-afzenderdomein:
zaaksysteem1._domainkey.example.com. IN CNAME dkim1.zaaksysteem.nl. zaaksysteem2._domainkey.example.com. IN CNAME dkim2.zaaksysteem.nl.

Vervang example.com door het DKIM-afzenderdomein.

Als deze instellingen gebruikt worden kan Zaaksysteem nieuwe DKIM-sleutels in gebruik nemen zonder verdere configuratie-wijzigingen in de DNS van de gemeente.


Hoe zit het met de toegang tot SOLO? Is er een autorisatiematrix beschikbaar?

Hieronder is de autorisatiematrix opgenomen. Dit is een tabel met de rollen en de bijbehorende rechten in SOLO.

Systeemrechten

Rechten / Rollen Zaaksysteembeheerder (IMK) Behandelaar / Klantmanager
(Gemeente)
Kwaliteitsmedewerker
(Gemeente)
Basic Interface
Zaak in overzicht zoeken en zien
Zaak vernietigen
Contact telefoonnummer/e-mail bewerken
Contact aanmaken/bewerken/verwijderen
Documentintake eigen documenten
Documentintake alle documenten
Catalogus
Gebruikersbeheer
Systeemlogboek
Systeemconfiguratie
Systeemkoppelingen

Welke rollen en rechtenniveaus zijn er in het zaakdossier?

Zaakdossierrechten

Zaken hebben vier rechtenniveaus: Zoeken, Raadplegen, Behandelen, Beheren. Het niveau bepaalt welke acties een gebruiker op een zaak mag uitvoeren.

Zoeken Raadplegen Behandelen Beheren
Systeemrol Zaaksysteembeheerder (IMK)
Zaakrol Behandelaar / Klantmanager (Gemeente)
Kwaliteitsmedewerker (Gemeente)

Welke acties mag een gebruiker uitvoeren op het zaakdossier?

Zaakdossieracties

De volgende acties kunnen met de verschillende rechtenniveaus uitgevoerd worden: (met inachtneming de staat van de zaak en andere functionaliteiten).

Actie Zoeken
(Alle)
Raadplegen
(Kwaliteitsmedewerker)
Behandelen
(Behandelaar / Klantmanager)
Beheren
(Zaaksysteembeheerder)
Zaak in uitgebreid zoeken zien
Zaakdossier inzien
Zaak in behandeling nemen
Kenmerken wijzigen
Wijzigingsvoorstel
Resultaat wijzigen
Faseacties
Checklist
Plusknopacties
Zaakacties m.u.v. beheeracties
Beheeracties
Volgende fase
Document toevoegen
Documentacties
Document definitief verwijderen
Timelineacties
Zaakrelatieacties
telefoon-icon
Wat kan het IMK voor jou betekenen?

Laat jouw gegevens achter en wij bellen je terug.
Of bel ons op: 088 - 999 00 00.





Jouw gegevens zijn veilig. We zullen ze nooit aan derden verstrekken.

Back To Top